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Verschwundene Bauakte im Bauamt ?!?!? (in eigener Sache)

Verfasst von Petra Weidlich
Meldungsnummer 49/2014
Erstellt am 12.09.2014 um 22:14 Uhr
Kategorie Sonstiges
Standort Herrenhofer Str.26
51674 Wiehl
Status Erledigt
Kommentare 2 Kommentare
Erledigt am 18.09.2014
Dauer 5 Tage
BESCHREIBUNG
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zunächst einmal möchte ich anmerken, dass ich diese öffentliche Form der Bürgermeldung sehr positiv bewerte und hoffe auf diesem Wege eine Resonanz vom Bauamt zu erhalten.

Nachdem ich telefonisch und schriftlich beim Bauamt in Wiehl angefragt habe um meine Bauakte einsehen zu dürfen,
musste ich erfahren, dass die Bauakte verschwunden ist. Auf meine Nachfrage, wie so etwas passieren könnte, wurde mir telefonisch mitgeteilt, dass das nichts außergewöhnliches sei und öfters vorkommen würde.

Wieso verschwinden Bauakten?
Warum kümmert man sich nicht um die Auffindung und geht mit diesen Daten so sorglos um?
Sind Akten im Bauamt nicht sicher?

Vielleicht taucht meine Bauakte auf diesem Wege wieder auf.

Ich hoffe auf einen positiven Bescheid.









KOMMENTARE
Petra Weidlich
Petra Weidlich
Kommentar erstellt am: 16.09.2014 um 20:36 Uhr
Titel: AW: Verschwundene Bauakte im Bauamt ?!?!? (in eigener Sache)
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Beabsichtigt man auch diese Meldung weiterhin zu ignorieren??

 
Maik Adomeit
Maik Adomeit
Kommentar erstellt am: 16.09.2014 um 22:30 Uhr
Titel: AW: Verschwundene Bauakte im Bauamt ?!?!? (in eigener Sache)
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Sehr geehrte Frau Weidlich,

zunächst einmal freue ich mich, dass Ihnen diese öffentliche Form der Bürgermeldung gefällt. Ich bitte aber um Verständnis dafür, dass in einer relativ kleinen Verwaltung nicht immer sofort jemand innerhalb weniger Stunden jede Beschwerde oder Anregung bearbeiten kann.

Nun aber zu Ihren Fragen:
Grundsätzlich sind im Bauamt bisher noch keine Akten verschwunden! Wir führen derzeit rund 10.000 Akten, die nach einem bestimmten Raster nummeriert und im Archiv abgeheftet werden, sofern diese nicht mehr in Bearbeitung sind. Dies tun wir selbstverständlich sehr sorgfältig und wir bewahren diese auch sehr sicher auf. Hierbei handelt es sich allerdings um interne Akten, die wir im Zuge der Bearbeitung von Bauanträgen etc. anlegen und auf die auch andere Fachabteilungen im Rahmen ihrer gesetztlichen Verpflichtungen zugreifen.

Wird nun eine solche Akte - aus welchen Gründen auch immer - nicht korrekt im Archiv abgeheftet, können Sie sich sicherlich vorstellen, dass es überaus mühsam ist, diese wieder ausfindig zu machen. Sofern Bauakten das Rathaus verlassen, werden diese namentlich ausgetragen und die Rückgabe wird von uns nachgehalten.

Sobald ein Mitarbeiter demnächst etwas zeitlichen Spielraum hat, werden wir den Aktenbestand auf eine Fehlabheftung Ihrer Akte durchsehen und Sie telefonisch oder schriftlich über das Ergebnis informieren. Bis dahin darf ich Sie um Geduld bitten!

Herzliche Grüße
Maik Adomeit
 
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